En el marco de la normativa vigente y bajo la supervisión de la Inspección General de Personería Jurídica (IGPJ), dependiente del Ministerio de Gobierno, se establecen los requisitos esenciales para la rúbrica de libros destinados a fundaciones. A continuación, detallamos las exigencias y pasos a seguir para cumplimentar este trámite administrativo.
Requisitos para la rúbrica de libros
El proceso de rúbrica de libros de las fundaciones implica la presentación de una serie de documentos ante la Inspección General de Personería Jurídica. Para cumplir con esta obligación, la entidad solicitante deberá presentar los siguientes requisitos:
Nota de Estilo: Dirigida al Inspector/a General de la IGPJ, solicitando la rúbrica de los libros. En dicha nota debe consignarse el domicilio legal de la fundación.
Libro de Actas de Reuniones del Consejo de Administración: Debe contener las actas debidamente firmadas de cada reunión celebrada por el consejo.
Libro de Registro de Asistencia: Este libro refleja la asistencia a las reuniones de los integrantes del Consejo de Administración y otros eventos formales de la entidad.
Libro de Actas de Reunión Anual Especial: Aquí se deberá transcribir el Acta de Fundación, el Acta de Aprobación de los Estatutos, los Estatutos Sociales aprobados y el Decreto que le otorga personería jurídica a la fundación.
Libro Caja: Con las registraciones correspondientes al mes anterior a la presentación.
Libro de Inventario & Balance: Es indispensable que este libro contenga los estados contables, en caso de que los mismos ya estén vencidos.
Pago de 36 U.T.: Se deberá abonar un total de 36 Unidades Tributarias por cada libro que se solicite rubricar.
Además, es obligatorio que cada libro incluya un rótulo en el que se consigne el nombre de la entidad solicitante y el título del libro a rubricar.
Procedimiento para iniciar el trámite
Para dar inicio al trámite de rúbrica de libros, el interesado deberá dirigirse personalmente a la Mesa de Entradas de la Inspección General de Personería Jurídica, ubicada en Santa Fe 58 Oeste, Segundo Piso, núcleo 2. Toda la documentación mencionada en la sección de requisitos deberá acompañarse en la presentación.
Normativa aplicable
Este proceso se encuentra regulado por la Ley 150-A, que establece el funcionamiento y organización de la Inspección General de Personas Jurídicas, organismo que depende directamente del Ministerio de Gobierno.
Este procedimiento es esencial para garantizar la correcta organización y control de las actividades contables y legales de las fundaciones, en cumplimiento con las normativas vigentes. Las fundaciones deben cumplir con estos requisitos para mantener su transparencia y operatividad en el marco legal establecido.